Møter er et viktig forum for utveksling av informasjon og kunnskapsdeling i enhver virksomhet. Vi sitter alle på ulik informasjon (beslutningsgrunnlag) i forhold til de arbeidsoppgaver vi utfører daglig.
I et styre er ofte utfordringen å få løftet blikket over alt det daglige, driftsrelaterte og operative og få styrt, sortert og håndtert kontroll, vesentlige og overordnede avklaringer og ta de viktige styrende beslutninger.
Den ulike informasjonen vi alle har med oss inn i styrerommet, enten vi til daglig er leder eller medarbeider eksternt styremedlem eller eier, er ofte svært verdifull for at vi samlet kan treffe gode avgjørelser/vedtak. Det å treffe flest mulig riktige beslutninger, til beste for våre kunder og oss som jobber i virksomheten, bidrar til vekst og gir motivasjon i hverdagen. Effektive møter kan gi meget gode resultater på mange nivåer og områder i en virksomhet. Overdreven bruk av møter, og for manges engasjering i hyppige møter, kan «lamme» og skape ineffektive organisasjoner. Mange virksomheter har også opplevd at faste møtefora i seg selv kan utvikle seg til uformelle ledelsesinstitusjoner. Hvordan fungerer «møtelivet» i virksomheten der du besitter styreverv, eller der du skal inn i styret?
Hvordan er møtekulturen i virksomheten?
Et viktig spørsmål å stille er:
- Hva kjennetegner møtekulturen i vår virksomhet?
- Er det noe vi bør sette søkelyset på?
- Er det mye møter der mange personer er involvert nesten daglig?
- Er det de samme personene som stort sett går igjen på de fleste møter?
- Er det mange møter der vi ikke treffer noen avgjørelser / beslutninger?
- Er det mange møter der vi blir sittende lengere enn planlagt tid?
Spørsmålene vi kan stille oss er mange!
Hvordan komme på rett kjøl?
Det er ofte mange grunner til at en virksomhet går og kjenner på en dårlig møtekultur. Svært ofte, som i de fleste situasjoner, gjør ledelsen en dårlig jobb med å vise vei / holdinger til det å gjennomføre gode møter.
Møteledelse er et av de viktigste punkter som bør forbedres skal møtekulturen og spill av kostbar tid komme på rett kjøl. Et sentralt punkt i møtekulturen er tidsdisponeringen og dette med å starte til avtalt tid. Mange virksomheter setter fokus på dette ved jevne mellomrom, ting har en lei tendens til å skli ut etter en stund.
Møter og møtekultur handler om kommunikasjon. Både skriftlig og muntlig. God kommunikasjon handler først og fremst om trygghet i møter / samtaler med hverandre. Som mennesker er vi ganske ulike i vår atferd og også i vår kommunikasjon.
Å sette fokus på denne ulikhet vil bidra til bedre kommunikasjon, samhandling, trygghet og gi seg utslag i bedre møter, beslutninger og effektiv utnyttelse av tiden vi setter av til møter. Som leder, hva kan du gjøre for å bedre møtekulturen?
Møteledelsen og tidsdisponering er to sentrale punkter som ofte kan og bør forbedres. Da er det ledelsen, lederne, som leder de fleste møter, som må ta tak. Her vil igjen de samme møtelederne være premissleverandør for å få til en endring av møtekulturen til det bedre. Presentasjonsteknikk og formidlingstrening kan være gode tiltak for å bedre både møteledelse og forbedre avgjørelsene / beslutningene. Som leder bør du se til at det utarbeides kjøreregler for god møtekultur i din virksomhet.
For noen få år tilbake viste tall fra Administrativt forskningsfond ved Norges Handelshøyskole (AFF) at toppledere i bedrifter med over 100 ansatte i snitt brukte rundt 19 timer i uken i møter.
Det tilsvarer cirka 40 prosent av arbeidstiden. Tilsvarende tall finner man også i undersøkelser av andre nordiske toppledere. Men ifølge AFF`s forskningsleder Rune Rønning viser statistikken vi her viser til at avvikene er store, herunder viste undersøkelsen at;
70 prosent av norske ledere tilbringer rundt 40 prosent av arbeidsdagen i møter. Men et lite mindretall bruker opp mot 80 prosent av tiden i møter.
Verre enn å bruke mye tid på møter, er det at lederne svarer at 40 prosent av tiden er bortkastet fordi møtene er dårlige. Det viste en studie organisasjonspsykologene Henning Bang og Karen Nygaard Øverland gjorde av 80 toppledergrupper fra privat og offentlig sektor.
Henning Bang ved Universitetet i Oslo er en av landets fremste forskere innen organisasjonspsykologi og møtevirksomhet og har følgende oppskrift på gode og effektive møter;
- Gode møter er der man hele tiden er sikker på hva møtet skal handle om og man vender tilbake til diskusjonsemnet.
- At man føler seg ledet og holder seg i «grønn sone».
- Gode møter er der lederen aktivt hanker inn diskusjonen når den flyter ut, samtidig som deltagerne selv klarer å hente seg inn når man havner på sidespor.
- Gode møter har en kultur for å si fra når møtene er uklare og man ikke når målene som er satt.
- Gode møter får deltagernes ulikhet til å bli noe positivt ved at man lytter aktivt.
- Gode møter har en leder som etterspør kvaliteten på møtet i etterkant. Møter skal skape resultater på tre ulike områder, sier han.
- De skal gi valuta tilbake til organisasjonen. Det er ikke et produktivt møte hvis ingen av deltagerne kan si hva som kom ut av det.
- Møtelederen bør være opptatt av om han eller hun skaper gode eller dårlige relasjoner mellom møtedeltagerne.
- Det er ikke bare «møtet» som helhet som skal få noe ut av det, også hver enkelt deltager skal vite at møtet er en viktig motivasjonskilde for sitt eget arbeid.
Det å tiltre et styreverv og arbeid i et styre, dreier seg i veldig stor grad om «en gjeng med mennesker» som bør sette profesjonell; møteledelse, møteforståelse, møterespekt, møtekultur og møtedeltakelse i fokus. Gjennom kurs i møteledelse og gode møteteknikker med Styreforeningen.no kan du tilegne deg ferdigheter og kunnskap om disse emnene og stå bedre rustet i eksisterende og nye styreverv og eventuelle lederroller.